Ist Ihr Unternehmen im B2B-Bereich tätig und haben Sie schon die Digitalisierung Ihrer Rechnungsverarbeitung in Angriff genommen? Falls nein, wird die Zeit langsam knapp! Denn am 1. Januar 2025, tritt die E-Rechnungspflicht in Kraft und es bleibt nicht mehr viel Zeit, um sich darauf vorzubereiten.
Ab dem kommenden Jahr wird es für alle B2B-Unternehmen verpflichtend, E-Rechnungen empfangen zu können. Ist Ihr Unternehmen darauf vorbereitet? Die Einführung einer E-Rechnungspflicht mag zunächst wie eine zusätzliche Herausforderung erscheinen, doch bei genauerer Betrachtung, offenbaren sich viele Vorteile. Im Folgenden gehen wir auf die Hürden, aber auch auf die Chancen, welche sich hinter der E-Rechnungspflicht verstecken, genauer ein.
Was genau ist eine E-Rechnung?
Um es gleich vorwegzunehmen: Eine E-Rechnung ist nicht einfach nur eine PDF- oder Bild-Datei, welche per E-Mail verschickt wird. Sie ist ein vollständig digital erstelltes Dokument, das auf elektronischem Weg ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Inhaltlich ist es von einer traditionellen Rechnung nicht zu unterscheiden. Es beinhaltet die gleichen Formalitäten wie eine papierbasierte Rechnung. Der einzige und wesentliche Unterschied – Sie ist nicht von Menschen lesbar.
Welche Vorteile bringt es, wenn die eigenen Mitarbeiter, selbst ausgestellte oder eingehende Rechnungen nicht entziffern können?
Der Vorteil liegt in der schnellen Verarbeitung dieser Dateiformate durch Computer. Auch wenn Menschen nicht in der Lage sind, diese Dokumente zu lesen, sind Computer umso effizienter und präziser.
Kurz gesagt: E-Rechnungen knüpfen perfekt an den aktuellen Prozess der Automatisierung von Rechnungen an, weil Sie präziser ausgelesen werden können als herkömmliche Rechnungen und gewährleisten so eine effizientere Bearbeitung.
E-Rechnungen sind also ein weiterer Schritt in Richtung Automatisierung von repetitiven Prozessschritten.
Welche Vorteile bringen E-Rechnungen für Ihr Unternehmen?
Neben dem bereits aufgeführten Vorteil der Präzision und Effizienz, bieten E-Rechnungen aber noch eine viel größere und viel differenziertere Palette an Vorteilen:
Effizienz und Schnelligkeit:
Durch die Einführung standardisierter Rechnungsformate können hochmoderne Analyse- und Verarbeitungssysteme entwickelt werden, die die Bearbeitungsgeschwindigkeit erheblich steigern. Dies ermöglicht eine spürbare Beschleunigung von Zahlungsaus- und Eingängen, was Unternehmen eine effizientere Finanzverwaltung und schnellere Liquiditätssicherung bietet. Mit dieser Innovation wird ein entscheidender Schritt zur Optimierung betriebsinterner Prozesse und zur Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit unternommen.
Kosteneinsparung:
Die physische Produktion von Rechnungen geht mit vermeidbaren Kosten einher. Diese reichen von Druckkosten für Papier und Tinte, über Fehlerkorrekturkosten, bis hin zu Lager- und Versandkosten. Zudem erfordert die manuelle Bearbeitung und Archivierung von Rechnungen einen erheblichen Zeitaufwand. Durch den Umstieg auf digitale Rechnungsprozesse können Unternehmen diese Kosten signifikant reduzieren und gleichzeitig ihre Effizienz steigern. Dies führt nicht nur zu einer schlankeren und schnelleren Abwicklung, sondern leistet auch einen wichtigen Beitrag zur Nachhaltigkeit.
Nachhaltigkeit und Umweltfreundlichkeit:
In einer Zeit, in der Nachhaltigkeit und Umweltfreundlichkeit zunehmend an Bedeutung gewinnen, wird es immer wichtiger, diese Werte in allen Lebensbereichen zu verankern – auch in der Rechnungsstellung. Die Herstellung von Papier hat einen erheblichen negativen Einfluss auf unsere Klimabilanz. Neben den CO2-Emissionen, die bei der Produktion entstehen, werden für die Papierherstellung auch Bäume verarbeitet, die eine entscheidende Rolle im CO2-Kreislauf spielen. Hinzu kommen die Emissionen durch den Transport und die Ressourcen, die für die Archivierung physischer Rechnungen aufgewendet werden müssen. Durch die Umstellung auf digitale Rechnungen können Unternehmen diesen negativen Einfluss deutlich verringern und einen wichtigen Beitrag zum Klimaschutz leisten.
Mehr zu dem Thema Nachhaltigkeit in diesem Bereich, finden Sie in der aktuellen billentis-Studie „The Global E-Invoicing and Tax Compliance Report:Watch the Tornado!“.
Vereinheitlichung und Standardisierung:
Vereinheitlichte Normen in der Rechnungsstellung tragen dazu bei, "Sprachbarrieren" bei der Rechnungsübermittlung zu beseitigen. Dies spart nicht nur Zeit, sondern erleichtert auch den Aufbau neuer Partnerschaften. Sowohl im nationalen als auch im internationalen Handel werden Kommunikationshindernisse minimiert, was zu einer reibungsloseren Abwicklung und einer allgemeinen Steigerung der Handelsaktivitäten führt. Unternehmen können so ihre Prozesse optimieren und gleichzeitig ihre Reichweite auf globalen Märkten ausbauen.
Zwang zur Digitalisierung:
Der Zwang zur Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung wird den allgemeinen Digitalisierungsgrad deutscher Unternehmen deutlich steigern. Besonders für viele mittelständische Unternehmen stellt dies den ersten Berührungspunkt mit digitalen Prozessen dar. Durch die Einführung dieser Technologien eröffnen sich für Unternehmen neue Möglichkeiten, ihre Geschäftsabläufe zu modernisieren und deren Effizienz zu steigern. Dieser Schritt markiert einen entscheidenden Impuls für die digitale Transformation und stärkt die Wettbewerbsfähigkeit des deutschen Mittelstands im digitalen Zeitalter.
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Etappen auf dem Weg zur E-Rechnungen
Der Umstieg auf die E-Rechnungen wird zu Gunsten aller nicht in einem Rutsch durchgeführt, sondern erstreckt sich über drei Etappen, welche einen weichen Übergang schaffen:
Etappe 1 (01.01.2025):
Ab dem kommenden Jahr sind B2B-Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen gemäß der Norm EN 16931 zu empfangen. Ab diesem Zeitpunkt ist es für das versendende Unternehmen nicht mehr erforderlich, das Einverständnis des empfangenden Unternehmens einzuholen, um Rechnungen in diesem Format zu übermitteln.
Bis zum 31.12.2026 ist der Versand von Papierrechnungen weiterhin zulässig. Für den Versand von E-Rechnungen in einem nicht EN 16931-konformen Dateiformat ist jedoch die Zustimmung des empfangenden Unternehmens erforderlich.
Derzeit gängige EN 16931-konforme Formate sind ZUGFeRD und XRechnung.
Etappe 2 (01.01.2027)
Jahresumsatz (2026) < 800.000€:
Papierrechnungen sowie digitale Rechnungen in nicht EN 16931-konformen Formaten bleiben weiterhin zulässig.
Allerdings ist in beiden Fällen die Zustimmung des Empfängers erforderlich.
Jahresumsatz (2026) > 800.000€:
Für diese Unternehmen wird ab diesem Zeitpunkt auch der Versand von E-Rechnungen verpflichtend.
Etappe 3 (01.01.2028)
Ab dem Jahr 2028 sind alle Unternehmen verpflichtet, ausschließlich EN 16931-konforme Dateiformate für den Versand von E-Rechnungen zu verwenden.
Benötigte Infrastruktur
Bei der Umstellung auf E-Rechnungen wird es in den meisten Fällen zu Änderungen in den internen Abläufen kommen. Dabei lassen sich einige kritische Bereiche identifizieren, denen besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden sollte.
Software
Die Umstellung auf E-Rechnungen erfordert selbstverständlich auch die Implementierung neuer Software oder die Anpassung bestehender Systeme. Dabei sollte besonderes Augenmerk auf eine intuitive und effiziente Benutzeroberfläche gelegt werden, um den Übergang für die Nutzer möglichst reibungslos zu gestalten.
Schnittstellen
Auch die nahtlose Integration der neuen Software mit dem bestehenden ERP-System darf nicht vernachlässigt werden. Ein reibungsloser Datenaustausch zwischen beiden Systemen ist unerlässlich und spielt eine entscheidende Rolle für die Effizienz und Durchlaufzeit des gesamten Geschäftsprozesses.
Kommunikation
Ebenso essenziell ist die Kommunikation mit Kunden und Partnern, um gemeinsam mögliche Anpassungen zu besprechen und ein reibungsloses Miteinander sicherzustellen. Dabei empfiehlt es sich, auf effizientere Kommunikationswege als E-Mails umzusteigen, um Rechnungen sowohl von bestehenden als auch neuen Kunden und Partnern nahtlos zu empfangen.
Schulungen
Die Einführung neuer Software sollte niemals unterschätzt werden, insbesondere in sensiblen Bereichen wie der Rechnungsverarbeitung, bei denen das Ansehen des Unternehmens gegenüber Kunden auf dem Spiel steht. Um Fehler zu vermeiden und einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, ist es entscheidend, die betroffenen Mitarbeiter umfassend zu schulen. Eine fundierte Schulung stellt sicher, dass das Team die neuen digitalen Prozesse sicher beherrscht und optimal nutzen kann. Dies trägt nicht nur zur Effizienzsteigerung bei, sondern gewährleistet auch langfristig eine hohe Kundenzufriedenheit.
Fazit
Die Einführung der E-Rechnungspflicht stellt viele Unternehmen vor erhebliche Herausforderungen. Daher ist es entscheidend, sich frühzeitig mit dieser Umstellung auseinanderzusetzen, um potenzielle Komplikationen zu minimieren oder vollständig zu vermeiden. Der erfolgreiche Übergang erfordert die rechtzeitige Implementierung passender Software, eine gezielte Schulung der Mitarbeiter sowie die Anpassung interner Prozesse.
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